Version 1, fastställd av kårstyrelsen 2019-03-06
Syftet med denna policy är att säkerställa att Scoutkåren Finn behandlar personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation – GDPR). Policyn omfattar all behandling av personuppgifter och omfattar såväl strukturerad som ostrukturerad data.
Styrelsen ansvarar för att behandlingen av personuppgifter i kåren följer denna policy.
Denna policy är tillämplig för kårens styrelse, utskott och kommittéer, avdelningsarbete samt enskilda ledares uppdragstagare som berörs av vår verksamhet.
Policyn ska fastställas av styrelsen och uppdateras vid behov. Styrelsens utsedda ansvariga person håller i processen kring uppdatering av policyn till följd av nya och förändrade regelverk.
All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.
Den som en personuppgift avser, det vill säga den fysiska person som direkt eller indirekt kan identifieras genom personuppgifterna i ett register.
En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter – oberoende av om de utförs automatiserat eller ej – såsom insamling, registrering, organisering och strukturering.
Varje personuppgiftsbehandling sker enligt följande principer:
All hantering av personuppgifter sker enligt rättslig grund: samtycke, avtal eller intresseavvägning.
Grunden för våra registrerade Personuppgifter är Scouternas[1] gemensamma medlemsregister. Syftet med detta register är att hantera din medlemsansökan och ditt medlemskap hos oss. Dessutom skickar vi dig medlemstidning, nyhetsbrev, erbjudanden från scoutshopen, samt erbjudanden om deltaganden i olika aktiviteter som t.ex. läger, kurser och arrangemang. Dina uppgifter behöver behandlas av oss för att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter gentemot dig som medlem. Ur detta register tar avdelningsledare ut listor för sina medlemmar.
Uppgifter av värde ur ett historiskt perspektiv lagras och arkiveras för framtiden, t ex kårens verksamhetsberättelse och protokoll, samt läger- och arrangemangsunderlag. För närvarande är rättsläget inte klart vad gäller arkiv. Riksarkivet har fått Regeringens uppdrag att utreda föreskrifter. Kåren kommer att ta hänsyn till dessa föreskrifter när dessa kommer.
Då registrerad begär att raderas ur kårens register ska detta ske utan onödigt dröjsmål.
Krav på att personuppgifter hanteras enligt Dataskyddsförordningen ska alltid säkerställas vid upphandling och utveckling av IT-lösningar och tjänster, och ska vara en del i kravspecifikationen och eventuella avtal.
Uppföljning och utvärdering av hantering av personuppgifter ska ske minst årligen.
Eventuella incidenter rörande personuppgifter som föreningen behandlar ska utan dröjsmål rapporteras till styrelsen som i sin tur ansvarar för att anmälan kommer in skyndsamt till Datainspektionen, samt att i övrigt nödvändiga åtgärder ska vidtas med anledning av incidenten.
Som registrerad har du följande rättigheter:
Du kan begära ut vilka personuppgifter som finns lagrade om dig.
Du kan begära att dina personuppgifter rättas ifall uppgifterna är felaktiga eller ofullständiga.
Du kan begära att alla personuppgifter om dig raderas.
[1] Scouterna är en central organisation för alla Sveriges scouter som Scoutkåren Finn är ansluten till.